Plan de Prospection : exemple de Ideagency !

Pour un responsable commercial, la mise en place d'un plan de prospection bien structuré est la clé pour atteindre ses objectifs de chiffre d'affaires. Ce plan s'apparente à un véritable carnet de route, détaillant les actions à entreprendre pour garantir le succès des opérations de vente.

Dans cet article, nous vous invitons à plonger dans un exemple concret de plan de prospection, en nous concentrant sur l'approche de notre agence.

Si vous ne connaissez pas encore Ideagency, voici une petite mise en contexte :

Nous accompagnons les PME et ETI dans la digitalisation de leur expérience client et collaborateur avec HubSpot. Notre vocation ? Centraliser les données, fluidifier les processus internes, assurer un alignement des équipes pour permettre à nos clients de générer une croissance toujours plus durable et humaine.

Démonstration de HubSpot Sales Hub

HubSpot Sales Hub est un logiciel commercial conçu pour la productivité grâce à la pertinence des données.

Définition des ICP et personas

La première étape consiste à identifier avec quels types d'entreprises nous souhaitons travailler, et ensuite d'identifier le persona à adresser au sein de ces sociétés.

ICP : "Avec quels types d'entreprises souhaitons-nous travailler ?"

Pour mettre en place notre stratégie de prospection, nous avons réalisé le portrait de notre Ideal Customer Profile (ICP). Cette réalisation se fait à partir de l'analyse de :

• Nos données commerciales : nos clients et anciens clients ;
• Nos données marketing : le trafic sur nos contenus stratégiques, notre base de données marketing ou encore les personnes qui nous suivent sur Linkedin.

On étudie ainsi :

• Les secteurs d'activité ;
• Les tailles d'entreprises ;
• Les chiffres d'affaires ;
• Les années de création ;
• La maturité digitale.

A partir de là, nous pouvons définir 3 niveaux d'importance appelés tiers. Chaque tier correspond au degré d'affinité que nous avons avec une entreprise et donc la part de chance de la signer en tant que cliente.

Une fois établi, nous intégrons ces variables dans notre CRM HubSpot avec un scoring par critères pour que chaque entreprise se voit attribuer un tier automatiquement.

Grâce aux reporting et aux filtres présents au coeur de la plateforme, nous pourrons ainsi concentrer nos efforts de prospection sur les meilleurs tiers et voir nos chances de signer des nouveaux clients augmenter.

Personas : "Quelles sont les problématiques de notre cible ?"

Pour définir nos personas, nous avons adopté une approche collaborative impliquant des enquêtes approfondies auprès de nos clients. Voici les différents profils auxquels nous nous adressons :

• Directeurs marketing ;
• Directeurs des ventes ;
• Responsables du service client ;
• Directeurs des Systèmes d'Information (DSI) ;

• Etc.

Chaque persona identifié a des problématiques différentes ; il faudra alors s'adapter en fonction de la cible, et leur proposer des ressources pertinentes en fonction de leur besoin.

Ce travail sur les personas demande beaucoup d'efforts. C'est pourquoi nous nous sommes concentrés sur nos 3 cibles principales, à savoir les directeurs marketing, les directeurs de vente, et les directeurs de systèmes d'informations.

N'hésitez pas à utiliser notre template de persona téléchargeable pour vous aider dans la mise en place de vos personas.

Organisation des équipes

Voici la manière dont nous fonctionnons :

• Collaboration entre les équipes : le marketing se concentre sur la génération d'opportunités, tandis que les ventes se focalisent sur la prospection.
• Planification de la campagne de prospection : nous allouons des créneaux dédiés dans l'agenda de l'équipe de vente, consacrant ainsi deux heures par semaine spécifiques à la prospection. Cette approche garantit une cadence régulière et une cohérence dans nos actions.
• Objectifs de prospection : afin d'évaluer la réussite de notre campagne de prospection, nous établissons des objectifs mesurables. Ces objectifs englobent des indicateurs tels que le montant des opportunités générées, le nombre de rendez-vous à obtenir, le volume d'appels et d'emails à envoyer, ainsi que le nombre de contacts à prospecter. Nous assurons un suivi constant dans notre CRM à travers des rapports détaillés, examinés chaque semaine pour orienter et optimiser notre stratégie de prospection.

Création du fichier de prospection

Notre approche de création de fichier repose sur trois méthodes de prospection complémentaires :

1. Notre base de données CRM regroupe des milliers de contacts provenant d'actions marketing et de prospection passées ou en cours. Ces contacts constituent une base initiale de prospection, soigneusement définie en fonction de l'ICP et du persona.
2. Avec LinkedIn Sales Navigator, nous filtrons des personas et des ICP pertinents. En complément, nous faisons appel à des outils tels qu'Evaboot pour extraire des données et Kaspr pour enrichir nos fichiers de prospection. Cette approche combinée garantit la constitution de fichiers de prospection de haute qualité.
3. L'outil Pharow nous permet de générer des fichiers de prospection en fonction  de données telles que l'adoption d'outils spécifiques, des levées de fonds, ou autres données légales, financières, etc.

Choix des canaux et des méthodes de prospection

Le choix des outils et des méthodes de prospection est une étape importante pour établir des relations fructueuses avec nos prospects. Notre approche est fondée sur la personnalisation.

Voici comment nous abordons cette étape :

• Prospection LinkedIn : nos cibles professionnelles sont très actives sur Linkedin : elles y partagent des informations, établissent des liens, et cherchent des solutions à leurs besoins. C'est donc un canal idéal pour initier des conversations professionnelles.
• Phoning : nous mettons en place des actions de smart calling. En étudiant les habitudes et les besoins des prospects en amont, cette approche offre des données plus fiables et de meilleure qualité, ouvrant ainsi la voie à un taux de conversion amélioré.
• Emailing : Nous utilisons des séquences d'emails, adaptées au contexte. Pour nos contacts entrants (inbound), nous utilisons HubSpot pour garantir un suivi efficace. Pour les contacts sortants (outbound), nous utilisons des outils de prospection automatisés pour maximiser notre portée.
• Evénements locaux : parfois, nous organisons des événements privés, tels que des petits déjeuners avec nos prospects. Ces rencontres locales nous permettent d'établir des connexions plus personnelles. Nous nous positionnons en tant qu'experts et offrons un espace propice aux discussions approfondies.

Planification

Chaque trimestre, nous mettons l'accent sur une thématique spécifique, qu'il s'agisse d'un service que nous proposons ou d'un secteur d'activité que nous ciblons. Au niveau opérationnel, nous consacrons des créneaux hebdomadaires dédiés pour avancer sur cette thématique.

Alignement Sales x Marketing

Le lien étroit entre nos équipes de vente et de marketing est essentiel.

Les commerciaux apportent une valeur ajoutée pour convaincre les prospects, tandis que le marketing contribue à définir le bon ton et le positionnement.

• Coaching et feedback : la culture du feedback est encouragée, et l'écoute des commerciaux en action est essentielle pour améliorer les discours. L'outil "Gong" ou "Modjo" est utile pour le coaching à distance, si nécessaire ; 
• Contenu pertinent : le contenu créé par le marketing doit être aligné sur les objectifs commerciaux. Il doit être co-construit avec les équipes commerciales pour garantir une cohérence de ton et de message ;
• Bibliothèques de contenus : la mise à disposition de bibliothèques de contenus facilite l'accès aux ressources pour les commerciaux, comme celles proposées dans Hubspot ou Notion.

Approche Allbound

Maintien de l'intérêt et conversations personnalisées

Une fois que nous avons captivé l'attention de nos prospects, nous passons à la phase de nurturing.

Le nurturing se matérialise par des conversations personnalisées à travers des emails, des appels, et une approche de social selling.

Inbound et Social Selling : captiver par le contenu 

Les webinaires, en tant qu'outils éducatifs, jouent un rôle crucial dans la génération de leads qualifiés.

Parallèlement, le social selling s'entrelace naturellement dans notre approche inbound. Sur des plateformes telles que LinkedIn, nous ne nous contentons pas de publier unilatéralement. Nos profils deviennent des espaces authentiques où nous partageons des idées, des expériences, et des contenus pertinents, transformant ainsi nos profils en points de départ pour des conversations significatives.

Approche Outbound

Notre approche outbound repose sur la détection de signaux d'intention liés à notre activité. Nous envoyons des messages personnalisés orientés vers un échange constructif, plutôt que la fixation d’un rendez-vous. Nous partageons des bonnes pratiques, des conseils, et invitons nos prospects à des événements, qu'ils soient physiques ou digitaux, via des emails et des appels.

Comment nous utilisons notre CRM HubSpot pour la prospection

Notre utilisation de HubSpot CRM est au cœur de notre stratégie de prospection. Voici comment nous tirons parti de cet outil :

• Gestion des leads : la répartition de nos contacts en fonction de leur phase du cycle de vie nous permet d'assurer une collaboration transparente entre nos équipes marketing et commerciales. Chacune sait précisément quel rôle jouer pour faire progresser un prospect vers la conversion.
• Réagir rapidement aux opportunités de prospection : dès qu'un prospect prend un rendez-vous via un formulaire ou un calendrier, ou lorsqu'un lead atteint un score significatif selon nos critères, notre équipe commerciale reçoit une notification en temps réel. Cela nous permet de réagir rapidement et de saisir les opportunités au moment propice.
• Planifier et suivre les actions de prospection de manière efficace : nous utilisons le module de prospection de HubSpot pour planifier et suivre nos actions de prospection. Nous avons mis en place des séquences d'emails et des tâches pour assurer que chaque étape de notre prospection est orchestrée de manière efficace.
• Suivi en temps réel des résultats et documentation des communications : l'extension Hub Sales est notre œil vigilant sur les résultats de nos actions. Nous pouvons suivre en temps réel des métriques essentielles telles que l'ouverture d'un email de prospection. De plus, elle simplifie la documentation de nos communications, ce qui nous permet d'enrichir les profils de nos prospects pour des interactions plus personnalisées.

Démonstration de HubSpot Sales Hub

HubSpot Sales Hub est un logiciel commercial conçu pour la productivité grâce à la pertinence des données.

• Enrichir la connaissance des entreprises pour une prospection plus ciblée : nous avons intégré Infolegale Connect, qui nous permet d'accéder à des informations actualisées et pertinentes sur les entreprises. Cette connaissance approfondie est un atout majeur dans notre prospection.
• Gestion optimisée des appels et connectivité avancée : pour gérer nos appels de manière efficace, nous avons intégré Aircall, avec une synchronisation fluide avec notre CRM.
• Simplifier la gestion des RDV : la gestion des rendez-vous est simplifiée grâce à notre utilisation du module de prise de rendez-vous.

• Analyser et améliorer les compétences de prospection de manière proactive : une playlist de coaching nous permet de réécouter les échanges téléphoniques afin de perfectionner notre approche de prospection.

• Reporting : nous utilisons les rapports pour suivre les indicateurs tels que le nombre d'emails envoyés, d'appels passés, et le nombre de rendez-vous pris.

La prospection ne se limite pas à l'acquisition de nouveaux clients, mais elle vise également à établir des relations durables. En mettant en pratique nos concepts et les stratégies présentés dans cet article, vous serez mieux armés pour mener des campagnes de prospection réussies, établir des relations solides avec vos prospects, et atteindre vos objectifs commerciaux.