Secteur d'activitéLE HÉROS DE NOTRE HISTOIRE...
L'ESDES, une institution renommée de commerce et de management au cœur de Lyon
LES PROBLÉMATIQUES
Comprendre les spécificités du projet
PHASE 1
Compréhension du besoin, immersion & ateliers
Dans cette première phase, l'objectif était de comprendre les besoins de l'ESDES et de créer une vision commune entre les équipes marketing/commerciales et l'équipe promo/admission.
À travers 7 ateliers initiaux, nous avons aligné les différentes équipes sur les concepts clés tels que le cycle de vie des prospects et les parcours clients. De plus, une initiation à HubSpot a été effectuée pour convaincre l'équipe promo/admission de son utilité.
À travers 7 ateliers initiaux, nous avons aligné les différentes équipes sur les concepts clés tels que le cycle de vie des prospects et les parcours clients. De plus, une initiation à HubSpot a été effectuée pour convaincre l'équipe promo/admission de son utilité.
Account Manager
Workshop de lancement
Manon, en tant qu'Account Manager, a joué un rôle central dans la planification et la coordination des ateliers. Son objectif était de garantir que les différentes équipes impliquées comprenaient clairement les enjeux et les objectifs du projet. Elle a facilité les discussions et a veillé à ce que chacun puisse s'exprimer et partager ses perspectives.
Consultant CRM Senior
Expertise technique
Arnaud, en tant que Consultant CRM, a apporté son expertise sur les aspects techniques et fonctionnels du CRM. Il a aidé à identifier les besoins spécifiques de l'équipe promo/admission et a contribué à expliquer comment HubSpot pourrait répondre à ces besoins.
Définition des User Stories
Définition et validation des user stories, priorisation des user stories embarquées pour la phase de BUILD.
Sales
Promotion de l'utilité de HubSpot auprès de l'équipe promo/admission
Jules, membre de l'équipe de vente, a joué un rôle important en aidant à convaincre l'équipe promo/admission de l'utilité de HubSpot. En partageant son expérience et en expliquant comment l'utilisation de HubSpot pourrait simplifier leur travail au quotidien, il a contribué à créer un climat favorable à l'adoption de la solution.
PHASE 2
Cadrage et matérialisation du besoin
Cette phase a été marquée par la définition et la matérialisation des besoins de l'ESDES dans HubSpot. Des tests ont été réalisés pour couvrir tous les cas d'usages identifiés, avec la participation active de l'équipe. Le système final validé inclut des workflows de paramétrage et une organisation par programme.
Account Manager & Consultante CRM
Pilotage de projet
Planification et gestion de projet pour définir les besoins et les objectifs spécifiques du projet HubSpot. Manon a coordonné les efforts des différentes équipes impliquées et a assuré que le projet restait aligné sur les attentes de l'ESDES.
Consultant CRM Senior
Expertise CRM
Expertise CRM pour traduire les cas d'usages de l'ESDES dans HubSpot et matérialiser les besoins identifiés. Il a travaillé en étroite collaboration avec les autres membres de l'équipe pour concevoir une solution CRM personnalisée qui répondait aux besoins spécifiques de l'école.
Directeur conseil
Cadrage & stratégie CRM
Il a utilisé son expertise en CRM pour identifier les meilleures pratiques et recommander des solutions qui optimiseraient les processus de l'ESDES dans HubSpot.
PHASE 3
Implémentation et tests
Une équipe interne a été constituée pour l'implémentation du nouveau système. Les workflows ont été au cœur du processus, nécessitant minutie et rigueur. Des tests ont été effectués et les ajustements nécessaires ont été apportés en fonction des retours.
Account Manager & Consultante CRM
Coordination d'implémentation
Manon a dirigé l'équipe dans l'implémentation du nouveau système, assurant une coordination efficace entre les équipes. Elle a organisé les tâches, fixé les échéances et veillé à ce que chaque étape soit réalisée dans les délais impartis. Son rôle était essentiel pour garantir que le processus d'implémentation se déroule sans accroc et que les objectifs fixés soient atteints.
Consultant CRM Senior
Supervision technique
Arnaud a supervisé les aspects techniques de l'implémentation pour garantir sa conformité aux besoins de l'ESDES. Il a travaillé en étroite collaboration avec l'équipe pour résoudre les problèmes techniques et assurer la stabilité du système.
Consultant CRM Senior
Optimisation des workflows
Loïc a analysé les processus existants, identifié les points faibles et proposé des solutions pour les améliorer. Son travail a permis d'optimiser les flux de travail, de réduire les inefficacités et d'assurer une utilisation optimale du système par les utilisateurs de l'ESDES.
Consultant CRM
Centralisation des efforts avec deux cellules distinctes
Une fois l'implémentation achevée, la phase de tests démarre, mettant en évidence des limitations et des bugs. La cellule de réflexion (Arnaud, Loïc, Manon) cherchait des solutions pendant que la cellule d'implémentation (Coco, Coline, Jojo) poursuivait les tests et remontait les problèmes rencontrés pour y remédier.
PHASE 4
Formation de l’équipe en interne & Mise en production
Après 3 mois et demi d'implémentation, une phase de formation des équipes sur les nouvelles pratiques a été entreprise. En mars 2021, le système a été mis en production avec le soutien d'Idea.
Account Manager & Consultante CRM
Suivi de projet
Depuis les 3-4 dernières années, notre priorité a été de perfectionner le suivi des admissions des étudiants (commercial) et de tirer parti des fonctionnalités de HubSpot pour améliorer l'expérience candidat. En intégrant de nouveaux processus et en fournissant un support continu, nous avons cherché à garantir une expérience candidat optimale à chaque étape du parcours, renforçant ainsi notre capacité à attirer et à retenir les meilleurs talents.
Accompagnement technique pour le déploiement d'HubSpot, la mise en place des premières étapes de marketing automation. Mission d'accompagnement pour l’alignement vente/marketing marquée par une grande qualité d'écoute des problématiques internes. Des experts fiables.. et sympathiques !
Emilie SOTTON
ESDES
Nous travaillons avec Ideagency depuis presque 3 ans désormais et nous ne sommes pas déçus ! Une gestion de projet efficace et des experts très compétents qui arrivent à répondre à tous nos besoins, même les plus compliqués.
Thibault Bouvet
ESDES
