Écoles Créatives : Comment reconstruire un processus d'admission fiable sur HubSpot

1# Cadrage

Face aux enjeux critiques du projet, nous avons fait le choix de repartir de zéro pour construire des bases solides. Cette phase s'est articulée autour d'ateliers collaboratifs utilisant la méthodologie BPMN (Business Process Model and Notation), permettant une modélisation claire et précise du nouveau processus d'admission.

• Cartographie complète du parcours d'admission et de ses étapes ;
• Définition des rôles et responsabilités de chaque équipe ;
• Clarification des périmètres entre CRM et ERP.

L'architecture technique a ensuite été minutieusement élaborée pour garantir une intégration fiable entre HubSpot et Aimaira. Nous avons défini les règles de synchronisation, leur fréquence et structuré le stockage des données pour optimiser la gestion des multi-candidatures.

La stratégie de communication a constitué le dernier volet de ce cadrage, avec une attention particulière portée à :

• L'identification des moments clés nécessitant une communication ;
• La personnalisation des messages selon le parcours candidat ;
• L'automatisation des envois d'emails.

Cette phase de cadrage a permis de poser les fondations d'un système robuste et pérenne, en anticipant les besoins futurs tout en garantissant la fiabilité immédiate du processus.

2# Implémentation

Après cette phase de cadrage, nous avons procédé au développement technique du projet. Au cœur de cette étape : le redéveloppement complet du connecteur HubSpot-Aimaira via Kaffein ETL.

Fort des apprentissages du précédent connecteur, nous avons intégré un système de monitoring robuste pour garantir une fiabilité optimale des échanges de données.

L'implémentation s'est ensuite concentrée sur le déploiement du nouveau processus d'admission, avec une attention particulière portée à la gestion des multi-candidatures. Les automatisations d'emails ont été intégrées au processus, accompagnées de tableaux de bord permettant un suivi précis des performances.

3# Test & Recettage

La phase de test a été conçue comme un élément critique du projet, avec une approche structurée en plusieurs étapes :

Tests internes :

• Validation end-to-end de chaque composant
• Vérification approfondie du parcours d'admission
• Tests de charge et de performance
  

Validation métier :

• Tests complets par l'équipe projet Écoles Créatives
• Validation des processus métier
• Ajustements selon les retours utilisateurs

Formation et accompagnement :

• Sessions de formation intensive des équipes
• Tests en conditions réelles
• Accompagnement personnalisé des utilisateurs

Cette phase a permis de garantir non seulement la fiabilité technique du système, mais aussi son adoption par les équipes, élément clé du succès du projet.

4# Mise en production

Le déploiement en production a été orchestré avec une attention particulière à la continuité de service. La migration des transactions en cours vers le nouveau système s'est effectuée de manière progressive et contrôlée, évitant toute perturbation dans le traitement des candidatures actives.

Un dispositif de surveillance renforcé a été mis en place, combinant les outils de monitoring HubSpot et ETL, permettant une supervision en temps réel des performances du système. Cette vigilance nous a permis d'effectuer des ajustements précis et réactifs pour optimiser le fonctionnement du nouveau processus.