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Etude de cas clients
:
- Écoles créatives
Quand le CRM redevient un allié : le cas réseau d'écoles créatives Icônes
L'entreprise
Fondé en 2013, le réseau ICÔNES s'est imposé comme le réseau de référence pour l'enseignement supérieur des métiers de la création. Avec 7 campus répartis entre la France et le Canada, le groupe forme plus de 4000 étudiants chaque année à travers ses marques d'écoles renommées dans les domaines du design, de l'animation, du digital et de la communication.
Fort d'une communauté de plus de 18 500 anciens élèves et d'un taux d'insertion professionnelle de 93%, le réseau d'écoles créatives se distingue par son engagement pour l'excellence académique et leur proximité avec le monde professionnel.
Secteur d'activitéChallenge & Objectif
Avant de contacter Ideagency, le réseau Icones faisait face à une situation critique dans la gestion de leur relation candidat. Le groupe identifie des dysfonctionnements majeurs liés à l'intégration entre leur CRM HubSpot et leur ERP Aimaira, impactant directement
leur performance commerciale et l'expérience candidat.
- Des communications erronées sont envoyées aux candidats, affectant la qualité du parcours d'admission ;
- Les équipes sont contraintes à une double saisie chronophage entre l'ERP et le CRM ;
- La confiance des collaborateurs dans l'outil CRM s'érode progressivement ;
- Les processus d'admission, devenus essentiellement manuels, ralentissent considérablement le traitement des dossiers ;
- L'investissement dans HubSpot ne génère pas le retour sur investissement espéré.
Face à ces défis techniques et organisationnels, le réseau Icônes décide de faire appel à Ideagency pour réaliser un audit
complet de leur écosystème CRM.
Solution & Stratégie
Pour répondre aux enjeux du réseau Icônes, Ideagency a déployé une méthodologie structurée en 2 axes :
1# Audit Technique & Diagnostic
L'équipe a réalisé une analyse approfondie de l'écosystème existant :
- Étude détaillée du connecteur HubSpot-Aimaira et de ses points de friction ;
- Évaluation complète du modèle de données et des processus CRM en place ;
- Identification précise des limitations techniques, notamment dans la gestion des multi-admissions ;
- Analyse des workflows existants et de leurs impacts sur l'expérience utilisateur.
À la suite de cet audit technique, notre constat était clair : le système tel qu'il a été paramétré n'était pas en capacité de gérer les multi-candidatures*. De nombreux conflits dans le système était lié à ce cas d'usage, chaque candidature évoluant indépendamment l'une de l'autre.
*multi-candidature : Lorsqu'un même étudiant postule dans plusieurs campus et/ou programmes.
2# Compréhension des problèmes dans les processus
Cette phase collaborative a permis de :
- S'immerger dans les processus métiers d'Icônes ;
- Remettre en perspective les objectifs de l'intérêt du CRM HubSpot ;
- Identifier les incohérences entre le fonctionnement cible et le fonctionnement réel ;
- Définir collectivement les optimisations prioritaires.
La multi-candidature devait être possible dans les processus, d'autant plus avec le contexte du réseau Icônes, regroupant plusieurs écoles et campus au sein d'une même plateforme HubSpot.
Cette impossibilité dans le système actuel résultait à des incohérences comme des doublons de contact pour rendre possible ces cas d'usages. Un retravail du processus d'admission dans le CRM était nécessaire.
Résultats & Impact
Sur la base des analyses précédentes, l'équipe a élaboré un plan d'actions complet et des recommandations à déployer :
- Un rapport détaillé présentant l'origine des différents problèmes constatés ;
- Une proposition de fonctionnement cible, pour que la synchronisation entre HubSpot et l'ERP soit fiable ;
- Une planification précise des actions à mener ;
- Un budget détaillé pour chaque phase du projet ;
- Une roadmap claire et réaliste.
À la suite de ce projet d'audit, un projet d'optimisation complète du processus d'admission et du connecteur entre HubSpot et Aimaira a eu lieu afin de repartir sur de bonnes bases pour la campagne d'admission suivante.
Points clés du succès
L'audit CRM proposé par Ideagency a été particulièrement efficace grâce à plusieurs facteurs clés :
- La présence d'un interlocuteur dédié tout au long du projet a permis d'assurer une communication fluide et un alignement constant avec les objectifs du client
- La méthodologie séquencée en trois phases distinctes - immersion, audit et restitution - a garanti une analyse approfondie et structurée de l'environnement HubSpot existant
- L'approche collaborative, impliquant directement les utilisateurs finaux dans le processus d'audit, a permis de capturer les réalités terrain et d'identifier précisément les points de friction.
- Notre expertise sectorielle et notre connaissance de cas similaire pour d'autres écoles par le passé.
- Enfin, l'expertise multi-hub de nos consultants a apporté une vision transverse essentielle pour formuler des recommandations pertinentes et actionnables, ouvrant la voie à une optimisation durable de la plateforme CRM