Fichier de prospection : les meilleures méthodes pour le constituer

Prospecter efficacement est vital pour la pérennité d'une entreprise. Le fichier de prospection rassemble des prospects qui n'ont pas encore acheté, mais qui pourraient le faire. Une base de données de qualité est cruciale pour réussir la stratégie commerciale.

Malgré les nouvelles méthodes comme les emails et les réseaux sociaux, la prospection téléphonique demeure puissante. Elle permet des interactions directes et humaines, d'où l'importance de fichiers de prospection précis.

Dans cet article, nous explorerons la création de fichiers de prospection : sa nature, sa nécessité, et comment le constituer.

Démonstration de HubSpot Sales Hub

HubSpot Sales Hub est un logiciel commercial conçu pour la productivité grâce à la pertinence des données.

Qu'est-ce qu'un fichier de prospection ?

Principe

Un fichier de prospection constitue une compilation de clients potentiels, ceux qui présentent un intérêt possible pour acheter les produits ou services de l'entreprise. Chaque prospect est caractérisé par des critères de qualification, permettant d'évaluer son niveau d'intérêt à court, moyen et long terme. 

Un fichier de prospection bien qualifié améliore la compréhension des contacts en identifiant leur stade d'intérêt. Cela permet de distinguer les prospects chauds, prêts à acheter, des prospects froids, encore hésitants. Il est ainsi plus facile de cibler les opportunités de vente et de planifier une prospection efficace.

Quels types de données peut-on trouver dans un fichier de prospection ?

Pour enregistrer les informations sur vos contacts, les outils de prospection, tels qu'un logiciel CRM, se révèlent incontournables. Ce système, alimenté par l'ensemble des collaborateurs mais aussi par les prospects eux-mêmes, assure la centralisation des données. Elles sont ainsi accessibles à toutes les équipes.

Les données incluses dans les fiches prospects varient en fonction du contexte, que ce soit dans un fichier de prospection BtoB ou BtoC. Cependant, il existe des informations basiques et essentielles à faire apparaître. Au-delà de ces données, chaque prospect peut fournir des informations plus spécifiques, telles que sa profession, le nom de son entreprise, ses besoins et son potentiel commercial.

En ce qui concerne les données à privilégier, elles varient en fonction des produits ou services que vous proposez, mais les éléments essentiels à inclure sont les suivants :

• Nom ;

• Intitulé du poste ;

• Société ;

• Numéro de téléphone.

Exemple d'un fichier de prospection

Un fichier de prospection peut inclure les informations suivantes, pour un prospect en général :

• Nom ;

• Prénom ;

• Âge ;

• Sexe ;

• Adresse postale ;

• Adresse e-mail ;

• Numéro de téléphone ;

• Situation professionnelle.

Lorsqu'il s'agit de la prospection BtoB, les informations peuvent également comprendre :

• Le nom de l'entreprise ;

• L'adresse de l'entreprise ;

• Le site internet de l'entreprise ;

• Le secteur d'activité de l'entreprise ;

• La fonction du contact au sein de l'entreprise ;

• Son adresse e-mail professionnelle ;

• Un numéro de téléphone professionnel.

Toutes ces données peuvent être enregistrées et organisées de manière efficace dans un tableau de prospection Excel, pour une gestion systématique et structurée des informations sur les prospects.

Comment créer un fichier de prospection ?

Définir sa cible

La création de personas est une étape essentielle pour la construction d'un fichier de prospection de haute qualité.

En identifiant les préoccupations, obstacles, habitudes d'achat de votre cible et même sa manière de penser, il devient possible de lui présenter une proposition pertinente qui répond à ses attentes. Souvent, il n'y a pas qu'un seul type de client idéal, mais plutôt entre 4 et 6, surtout si l'entreprise propose une gamme variée de produits ou services.

Pour construire un fichier de prospection efficace, il est également essentiel de créer un Ideal Customer Profile (ICP). Contrairement au buyer persona, l'ICP se concentre sur l'entreprise et les comptes clients au sein de son portefeuille. Il constitue la base d'une stratégie axée sur les comptes stratégiques.

En établissant un ICP, vous déterminez les critères qui permettent d'identifier le client idéal pour un produit spécifique. Il s'agit de repérer les organisations ou entreprises qui sont les mieux adaptées à utiliser votre produit/ service, pour les transformer en une source majeure de croissance des ventes et de génération de revenus. 

Collecter et organiser les informations

Collecter les informations

• LinkedIn : LinkedIn est une véritable mine d'or pour la collecte de leads BtoB, avec plus de 700 millions d'utilisateurs professionnels répartis dans plus de 200 pays. L'atout majeur de cette plateforme est que les utilisateurs fournissent volontairement leurs données, ce qui les rend souvent précises et à jour. Vous pouvez utiliser les filtres de recherche de LinkedIn pour cibler des prospects en fonction de leur poste, de leur emplacement, du secteur de leur entreprise ou effectuer des recherches ciblées en utilisant Sales Navigator et récupérer des informations précises. Pour aller plus loin, vous pouvez connecter Linkedin à votre CRM afin de bénéficier d'une vue globale du parcours de vos prospects.

• Kaspr pour un scraping efficace : Pour simplifier davantage ce processus, des outils comme Kaspr offrent la possibilité de scraper des informations sur LinkedIn. Le scraping est une méthode automatique pour récupérer des informations en utilisant des scripts ou programmes informatiques. Vous pouvez donc récolter les contacts de potentiels clients afin de constituer votre fichier.

• Base de contacts qualifiés : Des bases de données qualifiées telles que Nomination, Kompass, ou des annuaires professionnels vous offrent des informations sur les entreprises et leurs contacts. Elles constituent donc une source fiable pour enrichir votre fichier de prospection.

L’enrichissement d’informations

L'enrichissement des informations est un processus essentiel pour garantir la qualité de vos données de prospection. Des outils tels que Dropcontact vous permettent de compléter les informations de vos contacts, en ajoutant des détails pertinents tels que l'adresse, le numéro de téléphone, le poste, et bien plus encore. Cela renforce la qualité de vos données et augmente la valeur de vos prospects.

Une fois que vous avez collecté et enrichi vos informations, il est temps de les organiser avec un CRM, comme HubSpot. Vous assurez ainsi une gestion efficace de vos prospects et de vos interactions avec eux.

Utilisation d’un CRM

Aujourd'hui, les fiches Excel sont progressivement remplacées par des logiciels CRM, dans le but d'améliorer la gestion de l'historique des interactions avec les prospects.

Un CRM est un atout pour la gestion de vos prospects et la mise à jour de vos données. Parmi les nombreuses options disponibles, HubSpot propose le Sales Hub. C'est une solution complète qui offre plusieurs avantages significatifs pour la création et la mise à jour d'un fichier de prospection complet. Elle centralise également toutes les informations de vos prospects en un seul endroit.

Démonstration de HubSpot Sales Hub

HubSpot Sales Hub est un logiciel commercial conçu pour la productivité grâce à la pertinence des données.

Vous pouvez également intégrer des outils complémentaires tels qu'Infolegale pour maintenir la qualité et l'exactitude de vos données de prospection. Cette approche vous aide à structurer vos interactions avec les prospects, à les classer en fonction de leur niveau d'intérêt, et à personnaliser vos actions en conséquence.

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Surfe est également une solution puissante qui facilite la création et l'enrichissement de contacts. Elle vous permet de trouver des adresses e-mail qualifiées, de synchroniser vos conversations LinkedIn directement avec les profils, et d'accéder directement à HubSpot depuis LinkedIn.

L’achat et la location de bases de données : une alternative pour votre prospection ?

Il est important de noter que l'achat ou la location de listes de prospects n'est souvent pas la meilleure option. La fiabilité de ces listes peut être douteuse, et les coûts peuvent varier considérablement : de quelques centaines d'euros à des milliers d'euros. En outre, l'approche "push" de la prospection avec des listes achetées est souvent inefficace.

Ainsi, la construction de votre propre base de données de prospects est souvent la solution la plus rentable et efficace. Bien que cela demande du temps, cette approche est préférable. 

Vous devez multiplier les points de contact avec des prospects potentiels, notamment via votre site web, les réseaux sociaux, les salons, et les échanges par e-mail. L'objectif est de créer des interactions directes avec des prospects, idéalement basées sur leur propre intérêt pour votre entreprise.

Comment utiliser le fichier de prospection ?

Optimiser votre prospection grâce à une gestion depuis votre fichier

Gérer la prospection à partir du fichier de manière efficace nécessite une organisation rigoureuse. En utilisant un CRM, vous pouvez planifier des tâches spécifiques à chaque prospect, définir des plages horaires dédiées à la prospection dans votre calendrier, et enregistrer les différentes prises de contact, que ce soit par e-mail, téléphone, ou en personne.

En voici un exemple :

• Planification dans le calendrier ;

• Définition des tâches ;

• Historique de tâches ;

• Historique des prises de contact ;

• Suivi des résultats.

Mise en place de stratégies ciblées

Après avoir soigneusement construit votre fichier de prospection, il est temps de mettre en place des stratégies de ciblage pour maximiser l'efficacité de vos efforts de prospection.

Personnalisation des messages

L'une des clés pour réussir dans la prospection est la personnalisation des messages à destination des prospects. Votre fichier de prospection contient des informations essentielles sur chaque prospect, telles que son nom, son poste, et ses besoins potentiels.

En utilisant ces données, vous pouvez personnaliser vos messages pour les rendre plus pertinents et attrayants. Par exemple, vous pouvez mentionner le nom du prospect, son entreprise, ou même un détail spécifique lié à son domaine d'activité. Cette personnalisation montre aux prospects que vous avez pris le temps de les connaître.

HubSpot offre une fonctionnalité mettant à disposition des "jetons de personnalisation" qui permettent aux utilisateurs de personnaliser automatiquement leurs actions de communication.

Choix des canaux de prospection appropriés

Le choix des canaux est également crucial pour une prospection réussie. Votre fichier de prospection peut contenir des informations sur la préférence de communication de chaque prospect.

Certains préféreront peut-être être contactés par e-mail, tandis que d'autres préféreront les appels téléphoniques.

En utilisant les données de votre fichier, vous pouvez sélectionner les canaux les plus appropriés pour chaque prospect. Cette approche montre que vous respectez leurs préférences, ce qui renforce la relation dès les premiers contacts.

Suivi des résultats

Analyse du taux de conversion

L'analyse du taux de conversion consiste à mesurer la transformation des prospects en clients à la suite d'envois d'e-mails ou de tentatives de prise de contact par téléphone. Cette analyse met en avant les prises de contact réussies, les rendez-vous décrochés, les opportunités obtenues, et bien d'autres indicateurs essentiels.

Supposons que vous ayez envoyé des e-mails à 100 prospects dans le but de les convertir en clients. Grâce à un suivi rigoureux, vous découvrez que 20 d'entre eux ont répondu favorablement et se sont montrés intéressés par votre offre. 

Parmi ces 20 prospects, vous avez réussi à décrocher 10 rendez-vous pour des discussions plus poussées.

En analysant ces résultats, vous constatez un taux de conversion de 20 % des prospects ayant répondu à vos e-mails. De plus, 50 % de ces prospects se sont transformés en opportunités commerciales grâce aux rendez-vous que vous avez obtenus. Ces chiffres vous donnent des informations essentielles sur l'efficacité de vos actions de prospection.

Scoring

Le scoring client consiste à attribuer une note à chaque prospect ou client. Plus cette note est élevée, plus la personne est intéressante pour votre entreprise. En d'autres termes, elle a de grandes chances de devenir un client et de répondre favorablement à vos sollicitations.

Le scoring client implique deux éléments : d'abord, il s'agit d'attribuer des points à un contact en fonction de sa description et de ses actions, pour évaluer son importance et son intérêt pour vous. Ensuite, il est nécessaire de mettre en place des réponses automatiques déclenchées quand un contact atteint un certain nombre de points. Cela guide la manière dont vous interagissez avec lui.

Que vous travailliez dans le marketing, les ventes ou le service client, tout le monde peut comprendre et utiliser cette note pour mieux accomplir ses missions et surveiller ses activités de prospection.

Les avantages du scoring :

• Hiérarchisation des prospects ;

• Identification des opportunités ;

• Optimisation de l'approche ;

• Évaluation du rendement.

Mesure du ROI

En fonction de vos données, quelles décisions stratégiques envisagez-vous pour optimiser vos ressources de prospection ?

C'est à travers l'analyse du ROI que vous pourrez répondre à cette question.

Vous devez comparer les coûts engagés pour générer des leads avec les revenus générés par ces leads.

Cela vous permet de déterminer si vos investissements en prospection sont rentables et de prendre des décisions éclairées pour optimiser vos ressources. Les outils d'analyse disponibles dans un CRM, tels que HubSpot, facilitent cette évaluation.

Êtes-vous prêt à découvrir les 5 secrets essentiels de la prospection en 2023 ?

En résumé, impossible, même pour le meilleur des commerciaux, de réussir une campagne de prospection sans données fiables. Vous l’aurez compris, la qualité de votre fichier de prospection est l'une des clés de votre réussite. Vous avez maintenant découvert les meilleures méthodes pour constituer un fichier ultra complet de prospection. 

Que vous optiez pour la croissance organique, l'utilisation d'outils de prospection, la stratégie inbound, ou que vous choisissiez de tirer parti d'un CRM comme HubSpot, l'essentiel est de disposer de données de qualité, constamment mises à jour, pour atteindre les bonnes personnes au bon moment.

Démonstration de HubSpot Sales Hub

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