HubSpot : le guide ultime !

Visibilité complète de votre pipeline de ventes

Comme tout CRM qui se respecte, HubSpot intègre la gestion de vos deals (transactions) et vous permet d'avoir un regard complet sur votre pipe commercial.

L'ergonomie a été pensée pour vous permettre de gérer de manière aisée la mise à jour grâce à une fonctionnalité de Drag & Drop.

Les deals sont associés à des contacts et des entreprises.

Les étapes sont personnalisables et vous pourrez consolider les informations en faisant avancer vos transactions dans le pipeline.

Centralisez les tâches dans le tableau de prospection

Un commercial peut bénéficier d’un espace qui lui est dédié, où il trouvera :

• Toutes ses tâches ;
• Les actions commerciales en cours ;
• Les activités de ses prospects ;
• Les réponses à ses séquences.
  
  

Sur l’outil Prospection de HubSpot, les équipes de vente trouveront leurs informations clés et gagneront en temps et en efficacité.  

Organisez votre bibliothèque de produits ...

Dans HubSpot, il vous est possible d’organiser vos produits grâce à la bibliothèque de produits. Tout comme dans un outil métier, chacun d’entre eux aura sa propre fiche, que vous pourrez personnaliser et catégoriser selon vos gammes ou vos familles de produits.  

... et utilisez les produits dans les devis

Tout l’intérêt d’avoir sa bibliothèque de produits dans votre outil CRM est de pouvoir les utiliser par la suite lorsque vous construisez vos devis.

L’outil devis de HubSpot est simple d’utilisation, mais peut aussi être entièrement personnalisé, pour en faire des propositions commerciales uniques et propres à votre entreprise.

Analysez les parcours et les résultats

HubSpot vous propose de créer des rapports personnalisés et d’organiser vos tableaux de bord comme vous le souhaitez.

Cependant, à partir du niveau de licence “Professional”, vous aurez accès à des analytics pré-faits pour que vous puissiez vous concentrer sur l’essentiel de l’activité. Ces analytics vous donnent une vision du parcours global d’un prospect, ainsi que des indicateurs sur l’activité de vos collaborateurs.

En amont des parcours vous pouvez aussi organiser les Objectifs de votre entreprise, en les découpant par équipe et/ou par utilisateur.

Aussi, l’outil de Prévisions vous donne une visibilité sur l’avancée de vos équipes dans l’atteinte de ces Objectifs.

Respect des accords de niveau de service (SLA) 

À partir de la licence “Professional” 

Si votre organisation a des engagements sur les niveaux de service, vous pourrez les définir et les contrôler dans HubSpot. Ce cadre interne permet de définir les délais attendus de réponse et de fermeture des tickets. Vous pourrez associer cela à des automatisations pour relancer les bonnes personnes aux bons moments.

Analysez aisément les performances de vos équipes Service client et appuyez-vous sur ces informations pour optimiser la qualité et le niveau de service de vos collaborateurs.

Création d’un portail client 

À partir de la licence “Professional” 

Pour que vos clients puissent suivre et répondre aisément aux tickets qui leur sont associés, vous pourrez leur donner un accès privé à un portail client.

Celui-ci est directement lié à votre nom de domaine, permet aux clients de créer de nouveaux tickets, de répondre à des tickets en cours et en suivre l’avancée, et il y a aussi la possibilité de connecter ce portail à votre base de connaissances.

Envoi d’enquêtes de feedbacks 

Recevoir les retours d’expérience des prospects et clients sur les processus est vital pour toute entreprise pour pouvoir améliorer les fonctionnements dans la bonne direction.

Grâce aux enquêtes de satisfaction de HubSpot, vous serez en mesure d’en envoyer de façon automatique, et les réponses à ces enquêtes seront compilées dans l’outil dédié sur votre plateforme. Aussi, vous aurez la possibilité de créer des rapports personnalisés autour de ces retours.  

HubSpot a également ajouté un type d’enquête : les enquêtes personnalisées : contrairement au NPS (Net Promotor Score), au CSAT (Customer SATisfaction) et au CES (Customer Effort Score), celles-ci sont entièrement flexibles et vous permettront d’avoir des enquêtes propres à votre entreprise. 

Analysez les actions Service client 

À l’image des autres Hubs, des rapports personnalisés sur vos indicateurs Service client peuvent être créés. HubSpot fournit également des reportings sur la satisfaction de la clientèle et sur la performance de votre équipe : temps moyen de fermeture d’un ticket, temps d’attente sur le chat, etc.

Pour aller plus loin 

Le CRM HubSpot met à disposition des intégrations natives sur sa marketplace. Ces intégrations pourront compléter les actions que vous entreprenez sur le Service Hub :

• Formulaires : SurveyMonkey, TypeForm ;
• Ticketing : Zendesk ;
• Bibliothèque / Base de connaissances : Seismic.

Travaillez les communications aux abonnés & leads 

Le Hub Marketing facilite le travail des équipes marketing : vous pourrez notamment peaufiner vos communications à destination de vos prospects :

• Sur l’outil d’e-mailing, vous aurez l’opportunité de charter des modèles d’emails marketing à envoyer à vos listes de diffusion. Vous aurez le choix entre automatiser ces e-mails ou les envoyer en one-shot à un segment de vos contacts.
• HubSpot permet aussi de créer, de planifier, de publier et d’analyser vos posts réseaux sociaux, directement sur votre portail.  
• Sur votre plateforme HubSpot, vous pourrez connecter un outil d’envoi de SMS.

Optimisation de la qualification 

Aligner les équipes Marketing et Commerciales peut figurer parmi les objectifs de votre entreprise. En employant le scoring dans HubSpot, vos équipes pourront prioriser les prospects les plus intéressants et intéressés par les produits et/ou services de votre entreprise.

Aussi, dès les premières interactions avec un lead, le service Marketing pourra segmenter les contacts, en les classant en listes de différents personas.

Suivre l’impact de ses actions 

HubSpot a bien conscience que la multiplicité d’outils de votre service Marketing peut rendre le travail d’analyse compliqué. Aussi, connecter vos comptes publicitaires à votre portail HubSpot facilitera le suivi de vos campagnes de publicités.  

Le service Marketing et communication de votre organisation organise peut-être des webinars ? Employez l’objet Évènements marketing de HubSpot pour suivre les inscrits et les participants à ces évènements !

Pour aller plus loin

Une fois n’est pas coutume, le CRM HubSpot et ses outils marketing demandent parfois à être assortis d’autres outils, selon vos process et vos fonctionnements. HubSpot vous permet de connecter votre CRM à ces autres outils.  

• Réseaux sociaux : Facebook, Instagram, Linkedin ; 
• SMS : SMS Factor. 

Assurez une meilleure surveillance de votre data 

La donnée est le nerf de la guerre, et HubSpot l’a bien compris ! Beaucoup de fonctionnalités sur la plateforme bénéficient aujourd’hui d’un espace de résolutions de doublons ou de problèmes ; c’est le cas des fiches d’informations, de l’espace Imports mais aussi des workflows. 

Il est vital pour toute entreprise d’avoir des données justes, pertinentes et correctement organisées. Grâce au Centre de la qualité de la donnée, gardez un œil sur l’intégrité de vos données. Cet espace dédié sur le portail HubSpot permet aussi d’avoir des propositions de résolutions d’erreurs.  

Allez plus loin dans la personnalisation de HubSpot et de vos données 

Bien qu’HubSpot soit un outil puissant et complet, il se pourrait qu’il faille aller plus loin, pour que vos processus soient parfaitement respectés et suivis dans le CRM.

Le Hub Operations permet le formatage des données : écrire les caractères d’un nom en majuscules ou en minuscules, multiplier ou diviser un chiffre par un nombre, formater les dates et les heures, supprimer des balises HTML, ajouter une durée, et bien d’autres actions.  

Pour les plus dégourdis en JavaScript ou Python, vous pourrez aussi créer des codes personnalisés pour adapter vos automatisations :

• Recréation de transactions mensuelles à la même date ;
• Ajout de sauts de lignes ;
• Concaténation d’informations dans une seule propriété ;
• Suppression et archivage automatique de contacts ;
• Application de formats internationaux de numéros de téléphone ou de codes postaux ;
• Calculs automatiques de lignes de produits de transactions.

HubSpot met même à disposition des ressources pour ceux qui n’ont pas les compétences en interne de développer ces codes de 0.

Structuration des données pour les reportings 

On peut vite perdre du temps à concaténer des données pour les besoins en reportings ; parmi les fonctionnalités de la brique Operations, vous pourrez créer des jeux de données personnalisables et accéder ainsi plus rapidement aux informations pertinentes.  

Dans le générateur de rapports personnalisés, vous aurez l’opportunité de créer des rapports complets et uniques. D’ailleurs, parmi les fonctionnalités intéressantes de ce générateur de rapports, il est désormais possible d’ajouter des lignes de calculs. 

Gestion de votre site internet 

L’ancien hub CMS de HubSpot se retrouve désormais dans le nouveau hub Content. En rassemblant vos contenus dans un espace unique, vous pourrez gérer plus efficacement les différents types de contenus et leur publication sur vos canaux, tout au long du parcours client.

Concevoir votre site web sur HubSpot est un jeu d’enfant : même sans compétences techniques, vous serez en mesure de créer votre site web facilement, grâce aux thèmes sur la marketplace et à l’éditeur de sites, simple à prendre en main. Bien sûr, si vous penchez plutôt pour un site unique, propre à votre entreprise, vous pourrez développer celui-ci vous-même ou en faisant appel à des experts développeurs sur le CMS HubSpot comme Ideagency. 

Aussi, pour les sites multilingues, il est désormais possible de générer des traductions des contenus en un seul clic.

Activer la génération de leads 

Un des points importants de toute stratégie d’acquisition et d’inbound marketing, c’est le contenu.

En utilisant l’outil de blog de HubSpot, vous pourrez aller beaucoup plus vite dans la génération d’idées pour votre stratégie de contenus. L’IA de HubSpot propose et génère des articles de blogs entiers en quelques secondes.

Depuis des années maintenant, nous prônons l’importance d’avoir des formulaires et des pages de destination optimisés, pour favoriser la génération de leads. Dans le respect des réglementations RGPD en vigueur, sur le Hub Content, vous serez en mesure de créer des formulaires optimisés pour la conversion. Aussi, l’éditeur de création de pages de destination vous permettra de créer des landing pages personnalisées et efficaces.

Optimisation des contenus 

La personnalisation est la clé d’une bonne expérience client.

Personnalisant l'expérience du site en fonction des données CRM, les contenus dynamiques / intelligents permettent une personnalisation avancée du contenu sans nécessiter l'intervention d'un développeur. Elle offre une expérience ciblée pour des segments spécifiques, tout en maintenant la cohérence de l'expérience client.

Les A/B tests sont encore aujourd’hui une bonne façon de s'appuyer sur des données véritables pour optimiser le contenu proposé. Dans le Content Hub, vous pourrez effectuer des A/B tests sur des pages de sites internet, des pages de destination, des articles ou encore des e-mails et des CTA. Le résultat obtenu vous permettra alors d’avoir l’expérience client la plus optimale possible.

Création de rapports et tableaux de bord 

Utiliser le Hub Content et l’IA, c’est bien, mais il faut aussi prendre un temps pour consulter, analyser et comprendre les résultats et l’impact des actions menées. Comme pour tous les Hubs, le Hub Content a ses propres rapports, que vous pourrez prendre de la bibliothèque de rapports ou créer de 0.

Bien sûr, des analytics vous seront proposés comme les analytics de trafic du/des sites web ou sur les contacts.

Pour aller plus loin

En additionnant HubSpot et vos outils externes, vous profiterez d’un ensemble d’outils complémentaires, tout en regroupant la donnée clé en un seul endroit. HubSpot propose des intégrations avec des outils divers :

• CMS : Wordpress, Shopify, Wix ; 
• Designing : Canva, Beacon ; 
• Contenu intelligent : Unbounce, Webflow ; 
• Vidéo : Vidyard, Wistia.

Un outil complet

Pas moins de 6 hubs pour offrir une expérience cohérente de bout en bout à vos collaborateurs et assurer un meilleur suivi de vos clients. Toutes les entreprises ont besoin de cette cohérence pour aligner les équipes et favoriser une bonne communication et remontée d'informations.  

Les 6 Hubs de HubSpot sont indépendants les uns des autres, mais combinés, vous avez un moteur puissant pour favoriser la croissance de votre entreprise. 

"79 % d'augmentation de transactions conclues en plus par rapport aux clients disposant uniquement du Sales Hub".- source : https://www.hubspot.fr/roi (2023)

Un portail qui évolue en même temps que votre entreprise

Vous avez besoin d’un outil qui évolue en même temps que vous, et HubSpot s’améliore continuellement. Grâce aux communautés HubSpot qui expriment leurs besoins, leurs enjeux, les bugs, leurs souhaits et leurs suggestions, les développeurs HubSpot proposent régulièrement des nouveautés produits, à travers des bêtas ou des tests, avant de le lancer au plus grand nombre.

De plus, vous avez la main sur la configuration de votre portail : si vous souhaitez changer des éléments (propriétés, étapes de pipelines, ajout d’un objet, nouvel outil à connecter), vous serez libres de le faire au fil des besoins.  

"Quand un CRM est facile à utiliser, les entreprises sont 2,1 fois plus susceptibles d'observer une croissance élevée." (source) 

Un investissement rentable

Choisir le CRM HubSpot et ses Hubs est un investissement qui ne doit pas être pris à la légère. Néanmoins, le coût initial est vite rentabilisé :  

• Vous gagnez du temps sur la planification des actions ;  
• Vous pourriez économiser sur les licences d’autres outils dont vous n’aurez plus besoin ; 
• Vous optimisez vos processus et vous alignez vos équipes ;
• Vous offrez une meilleure expérience client et gagnez en qualité de traitement ;
• Vous centralisez l’information et perdez moins de temps sur l’agrégation des données pour analyse.

Pour toutes ces raisons, HubSpot devient finalement un investissement rentable.  

"Après un an, les clients... 

• Attirent 114 % plus de trafic sur le site web 
• Génèrent 129 % plus de leads inbound 
• Concluent 55 % plus de transactions 
• Résolvent 43 % de tickets en plus par agent"  

Source : https://www.hubspot.fr/roi - 2023 

Les formations spécifiques

HubSpot a créé un vrai centre de formation tant d’un point de vue théorique sur les notions gravitant autour de la performance des entreprises (marketing, sales, satisfaction client) que d’un point de vue pratique (utilisation des outils HubSpot, configuration et paramétrage de la plateforme…)

D’ailleurs, chez Ideagency, nous avons construit un programme de formation pour les nouveaux arrivants en s’appuyant sur les formations HubSpot et leurs certifications. Voici par exemple les 3 premières certifications incontournables de nos équipes :

1. Inbound Marketing
2. Client Management
3. Growth-Driven Design Agency

En plus des formations HubSpot, nous intervenons en tant qu'intégrateur au sein des entreprises pour former les équipes à l’utilisation des outils. Notre expérience du terrain et notre habitude à accompagner des clients, nous permet d’être spécifique et pertinent pour vos équipes.

Les événements

En plus des formations, de nombreux événements existent au sein de l’univers HubSpot.

Quand on évoque HubSpot et les événements, le premier qui vient en tête est bien évidemment l’événement Inbound qui a lieu tous les ans à Boston. Cette année il se déroulera du 3 au 6 septembre. Au programme de ce magnifique événement : des keynotes d’intervenants prestigieux et inspirants, des sujets marketing et commerciaux.

Si vous êtes utilisateur HubSpot et en recherche d’information vous pourrez assister au HubSpot User Group qui sont des ateliers courts (1h/1h30) autour d’une thématique précise (marketing automation).

Un réseau d’agences partenaires

Aujourd’hui, les agences HubSpot représentent près de 50% du marché global d’HubSpot. Toutes les agences HubSpot ont acquis un niveau d’expertise certain dans l’utilisation de l’outil et dans la manière d’aider les entreprises dans l’atteinte de leurs objectifs.

Faire appel à une agence, c’est opter pour un accompagnement personnalisé, une expertise reconnue et une réactivité certaine. Nous serons en tout cas ravis de pouvoir vous accompagner si tel est votre besoin.

Une communauté internationale

L’un de plus gros avantages d’HubSpot par rapport à la concurrence à mon sens est sa communauté ultra-active, qui lui permet de mettre en relation les différents acteurs (clients finaux, agences, partenaires techniques, consultants HubSpot). Voici quelques exemples sympas à connaître :

• HubSpot Agency Partners qui est un groupe privé Facebook sur lequel les utilisateurs HubSpot peuvent échanger sur différentes problématiques, solutions ;
• HubSpot Community qui est un forum de discussion sur les différentes plateforme HubSpot ;
• HubSpot a mis aussi de nombreux espaces Slack en place parmi lesquels on retrouve HubSpot Developers (hubspotdev.slack.com), Growth-Driven Design (growthdrivendesign.slack.com) ou même des espaces par pays.